Concentración de food trucks organizada por Eventi

A veces organizar un evento es empezar una batalla contra los elementos y poner a prueba la ley de Murphy. Y desde luego, el Narón Street Food Festival, fue una clara muestra de ello.La primera concentración de food trucks de Ferrolterra nos ponía a prueba ya antes de empezar a organizarla, porque no teníamos referencias cercanas y era el primer evento de este sector que organizábamos. Como buenos aprendices, establecimos contacto con varios profesionales del food truck para asesorarnos, saber qué fechas eran las recomendables, cómo seleccionar los participantes, qué logística sería necesaria y si poner o no un límite de participantes.

Con la clase aprendida, nos pusimos con la organización. Inicialmente previsto para organizar en FIMO, nos encontramos el primer problema: habíamos hecho -y reiterado varias veces- una petición formal para el alquiler de las instalaciones de FIMO, pero esa solicitud no tenía respuesta formal. De hecho, desde el 21 de septiembre de 2015 que presentamos la solicitud por registro, seguimos esperando respuesta. Así pues, decidimos emplazar la concentración en Narón, como una de las actividades de street marketing de la campaña de promoción del comercio local “Comercio de Narón, en Nadal e sempre”.  Primera prueba superada.

Inicialmente previsto para el segundo fin de semana de Diciembre, nos encontramos que esa fecha estaba sobredemandada por varios eventos similares a lo largo del país. Cambiamos la fecha sobre la marcha, fijando el tercer fin de semana como fecha final. Segunda prueba superada.

Nos habían recomendado que en una primera edición y sin tener garantizada una asistencia masiva de público como sería el caso de un concierto o similar, no era recomendable que participasen más de 8 vehículos, y ahí fijamos el límite.
Logramos comprometer la participación de 7 food trucks: 1 de cocina valenciana, 1 de cocina gallega, 2 de fusión tex-mex, 2 de fusión asiática y 1 de postres.
La reserva formal implicaba el abono de una señal de reserva para garantizar su presencia, ya que el no presentarse o no hacerlo en los horarios fijados, implicaba la pérdida de ese importe.
Lamentablemente, 2 de los que habían reservado nos informaron que no podrían asistir, sin más explicaciones. No había tiempo ya para avisar a otros participantes, así que nos quedábamos con 5.

Por fin llega el día de inaugurar. Y tercera prueba: nos faltaban 2 participantes más. ¿Cancelaban también a última hora?. La respuesta nos llegó por teléfono: debido al fuerte viento, uno de los participantes, que venía desde Asturias, nos informaba que llegarían tarde porque tenían dificultades para conducir con ese viento. Ok, tarde, pero llegarán. Así fue: media más tarde del horario fijado llegaban las chicas de Los Tacos del Rey.
La segunda llamada, la del participante que nos faltaba, no era tan satisfactoria: sufría una avería de camino a Narón que le dejaba en el taller.

Por si fuera poco: alerta naranja por temporal. ¡¡Venga ya!!, ¿y qué más…? Lo dicho: la ley de Murphy se aliaba con los elementos. Se suspendían todas las actividades paralelas previstas y se clausuraban y precintaban las carpas hasta las 22:00h.
Afortunadamente, conseguimos abrir los puestos y empezar a atender a la gente que llegaba. Parecía que, salvo algún que otro momento de viento y lluvia, el temporal nos respetaba.

En fin, un evento que nos puso a prueba para superar obstáculos uno tras otro, pero que al final logramos sacar adelante con notable éxito: una afluencia de más de 3.000 personas entre los dos días, los food trucks presentes prácticamente (y alguno realmente) agotaron existencias y una sensación de saber que podemos mejorar -siempre- y con un feedback más que satisfactorio.

Hemos asumido riesgos, pero ser el que primero hace algo tiene esos riesgos. Hemos sido los primeros en organizar un evento de food trucks en ferrolterra, la comarca donde “nunca se hace nada” y hemos recibido la felicitación y el compromiso de repetir de los food trucks participantes, que ellos sí tienen experiencia y conocen muchos organizadores. Si quien sabe de esto nos felicita, será que tan mal no lo hemos hecho.

No puedo cerrar este post sin agradecer la confianza de  “Arros i Tartana”, de “Los Tacos del Rey”, de “Madalenas de Colores”,  y de “Comecamiños foodtruck” . Muchas gracias. Volveremos a vernos muy pronto 😉

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